Controllership-laporan penjualan

LAPORAN PENJUALAN

1.      Pelaksanaan pengendalian penjualan

Pada dasarnya pengendalian berarti mengadakan tindak lanjut yang segera terhadap kondisi yang tidak memuaskan, sebelum berkembang menjadi kerugian yang besar. Dalam perusahaan kecil pemilik atau manajer dapat melakukan pengendalian yang segera terhadap penjulan dengan cara meneliti order-order yang diterima dan lain-lain. Sedangkan dalam perusahaan yang lebih besar, kontak perorangan tersebut harus dilengkapi dengan laopran-laporan yang menunjukan kondisi dan tendensi pada masa sekarang dan juga prestasi pelaksanaan yang sedang berjalan pada saat sekarang.

2.      Sifat dan isi laporan penjualan

Controller harus mengembangkan laporan-laporan untuk memenuhi bemacam-macam kebutuhan. Penggunaan grafik, bagan dan ikhtisar akan sangat meningkatkan komunikasi data penjualan kepada pimpinan penjualan. Sering suatu laopran yang menceritakan issue-issue atau masalah penting merupakan alat yang paling efektif. Tergantung pada keseriusan problema, atau bilamana tindakan-tindakan pokok sedang direkomendasikan , maka dapatlah diatur suatu pertemuan. Tergantung pada controller untuk menjamin, bahwa informasi yang disediakannya dapat dimengerti dan dapat digunakan secara wajar.

Hal-hal yang dapat dimasukan dalam suatu laporan penjualan mencakup bidang yang luas. Laporan tersebut meliputi:

v  Pelaksanaan penjulan yang sebenarnya, dengan angka-angka bulan berjalan dan sampai bulan dua tahun berjalan.

v  Penjulan yang dianggarkan untuk perioda berjalan dan sampai dengan periode berjalan.

v  Perbandingan penjualan yang sebenarnya dari perusahaan dengan angka-angka dalam jenis industry yang bersangkutan, meliputi presentase dari total.

v  Analisa penyimpangan (variances) antara penjualan yang sebenarnya dengan yang dianggarkan dan sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

v  Hubungan-hubungan antara penjualan dan biaya, misalnya biaya per order yang diterima.

v  Standar penjualan perbandingan penjualan yang sebenarnya dengan quota per salesman.

v  Data harga jual per unit.

v  Data laba kotor.

3.      Ciri-ciri ilustratif dan frekuensi laporan penjualan

Sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya, isi laporan penjualan harus berbeda-beda sesuai dengan keperluan dan personalitas pemakai. Laporan kepada direktur utama dan eksekutif tertinggi penjualan, harus menyajikan pandangan secara menyeluruh dalam bentuk ikhtisar. Suatu perbandingan yang sederhan antara penjualan yang sebenarnya dengan yang direncanakan untuk setiap lini produk.

Frekuensi dari setiap laporan penjualan akan tergantung pada kebutuhan masing-masing eksekutif atau anggota stafnya, apakah itu per minggu, bulan, atau per tahun. Sebagai contoh pimpinan tertinggi atau pimpinan umum penjualan mungkin menginginkan laporan penjualan harian, order yang diterima, dan order yang masih ada ditangan, atau cukup dengan stu laporan per minggu  atau diperlukan suatu laporan harian dalam masa kritis dan cukup dengan laporan yang lebih lambat frekuensinya dalam masa biasa.

HARGA DAN CONTROLLER

1.      Biaya sebagai dasar penetapan harga

Terdapat tendensi yang kuat untuk menganggap remeh, atau memandang terlalu tinggi arti biaya sebagai suatu factor dalam penetapan harga. Sering terdengar pernyataan bahwa harga didasarkan pada persaingan. Kurang sering terdengar pernyataan bahwa harga didasarkan pada harga pokok. Tentunya kadang-kadang pernyataan tersebut berlaku akan tetapi jarang harga pokok dapat diabaikan sama sekali.

Jelas bahwa melalui suatu periode yang panjang tidak ada perusahaan yang dapat terus-menerus menjual produknya dengan harga dibawah harga pokoknya. Selanjutnya diakui sebagai kondisi yang sangat diinginkan, bahwa harus diperoleh laba dari setiap produk dalam setiap daerah dan setiap pelanggan. Walaupun ini tidak selalu dapat dipraktekan, semakin dekat kondisi-kondisi tersebut, maka semakin terjamin adanya laba bersih. Jadi adalah jelas bahwa rinformasi yang lengkap mengenai biaya yang mutlak diperlukan. Ringkasnya, biaya dapat dipandang sebagai titik tolak dalam penerapan harga produk dan peranan yang dapat dimainkan oleh factor biaya tergantung pada keadaan.

Lalu timbul pertanyaan “jenis harga pokok apakah yang diperlukan?” untuk tujuan –tujuan yang berbeda diperlukan jenis harga pokok yang berbeda. Jenis harga poko yang satu mungkin berguna untuk keperluan jangka pendek dan jenis yang lain lagi diperlukan untuk keperluan jangka panjang. Untuk penetapan harga controller diharapkan menyadari berbagai metode perhitungan harga pokok dan keterbatasan dari masing-masing metode, memilih konsep yang paling sesuai dengan tujuan yang sedang dihadapi.

a.       Metode biaya total (full cost)

Dalam metode ini, mula-mula ditentukan harga pokok dari suatu produk, lalu ditambahkan laba yang diinginkan. Margin laba tersebut biasanya dinyatakan sebagai suatu presentase dari harga pokok ataupun dari harga jual. Sebagai contoh harga jual yang diusulkan dapat dihitung sebagai berikut:

Harga pokok

Per unit dan

Harga jual

Produk A                    produk B

 

Biaya dan ongkos/beban

Bahan baku                                                           Rp 10.000                   Rp 3.000

Upah langsung                                                              4.000                         8.000

BOP                                                                              6.000                       12.000

      Jumlah biaya produksi                                          20.000                       23.000

Biaya penelitian pengembangan                                   2.000                         2.300

Biaya penjualan dan periklanan                                    4.000                         4.600

Biaya Adm umum                                                            600                         1.200

      Total biaya                                                            26.600                       31.100

Margin laba (25% dari total biaya)                               6.650                         7.780

Haga jual yang diusulkan                                      Rp  33.250                 Rp 38.880

Dalam ilustrasi ini, biaya dipergunakan sebagai dasar untuk menetapkan markup untuk laba dan juga sebagi dasar untuk pembebanan setiap tingkat biaya non-produksi. Sebagai alternative, setiap unsure biaya dapat dihitung dalam hubungan dengan harga jual yang diusulkan. Jadi, laba dapat dinyatakan sebagai suatu presentase dari harga jual, begitu juga dengan pembebanan biaya-biaya lain.

v  Kelebihan: sederhana dan mendasarkan harga jula pada semua biaya yang diperkirakan akan terjadi.

v  Kelemahan

-          Tidak dapat membedakan out-put-pocket dengan total cost.

-          Tidak mengenal ketidak mampuan dari semua produk untuk menghasilkan tingkat laba yang sama.

-          Tidak mengenal potensi laba optimum.

-          Metode perhitungan ini cenderung mendorong penggunaan suatu presentase tetap untuk pembebanan biaya overhead dengan tidak memperhatikan factor volume.

b.      Metode biaya marginal atau biaya langsung (marginal cost method)

Cara pendekatan biaya marginal mengenal apa yang dinamakan incremental atau marginal cost dariproduk. Ini merupakan biaya-biaya yang langsung berkaitan dengan produk yang tidak akan terjadi jika produk tidak dihasilkan atau dijual. Penggunaan prinsip ini pada produk A dan B yang telah diuraikan dalam metode full cost akan menghasilkan suatu gambaran sebagai berikut.

Harga pokok

Per unit dan

Harga jual

Produk A                    produk B

 

Bahan baku                                                                   Rp 10.000                  Rp   3.000

Upah langsung                                                                     4.000                            8.000

BOP variable                                                                        1.500                            2.000

Biaya penjualan variable                                                      1.500                            1.900

Biaya Adm umum variable                                                     300                              400

   Total biaya variable/incremental                                        17.300                          15.300    

Biaya tetap yang langsung dibebankan ke produk              2.500                            3.100

Total biaya langsung                                                          19.800                          18.400    

            Dalam tabulasi diatas biaya incremental telah dipisahkan dari biaya yang bersifat tetap, dan biaya langsung ini telah diidentifikasikan secara terpisah dari biaya alokasi yang bersifat tetap.

            Apabila produk harus dijual seharga biaya incremental atau dibawahnya, maka perusahaan tidak akan memperoleh laba yang lebih kecil, atau malahan mungkin lebih tinggi dengan tidak memproduksi dan menjual produk dengan harga seperti itu. Tentunya pertimbangan penuh harus diberikan terhadap laba sebenarnya yang dihasilkan, yaitu dengan memperhatikan penjualan produk-produk lain kepada pelanggan yang bersangkutan jika penarikan sesuatu produk pada kenyataannya akan menyebabkan hilangnya penjulan produk-produk lain. Ditinjau dari segi pandangan jangka panjang, harga paling rendah yang akan dibebankan adalah harga yang dapat menutupi semua biaya langsung, dan agar perusahaan dapat melanjutkan usahanya untuk jangka waktu yang panjang, maka semua biaya harus dapat tertutup.

            Penggunaan biaya marginal adalah hannya untuk keputusan jangka pendek saja. Bahaya terbesar adalah adanya tendensi untuk memperoleh volume penjualan yang semakin besar atas dasar pertambahan (incremental), dengan akibat yang merugikan dalam pasar dan bagian yang besar dari penjualan menurun bagiannya yang wajar dari biaya total.

c.       Metode rasio pengembalian atas harta yang digunakan

Ditinjau dari segi laba, metode perhitungan harga pokok yang paling diinginkan adalah metode yang dapat memaksimalisasikan hasil pengembalian atas harta total yang dipergunakan. Suatu formula dibawah ini dapat digunakan untuk menghitung harga jual yang diperlukan untuk menghasilkan suatu pengembalian (return) yang direncanakan atas investasi:

                        biaya + (% pengembalian yang diinginkan x aktiva tetap)

harga                           Volume penjualan per tahun (dalam unit)

Per       =     

Unit           1 – (% pengembalian yang diinginkan) (harta variable yg dinyatakan sbg % dari vol. penjualan)

Dengan menggunakan beberapa asumsi, suatu harga per unit untuk produk A dapat dihitung sebagai berikut:

Rp 2.660.000 + (0,20 x Rp 300.000)                   Rp 2.720.000/100.000 unit

                        100.000          

                                                                        =                      1 – 0,06

            1 – (0,20 x 0,30)

                                                                                    =  27.200

                                                                                           0,94

                                                                                    = Rp 28.936

Pembuktiaanya dilakukan dengan cara sebagai berikut:

Pendapatan dan biaya

            Penjualan ( 100.000 unit @ Rp 28.936)                                 Rp 2.893.600

            Biaya                                                                                             2.660.000

                        Laba sebelum pajak                                                              233.600

Harta yang dipergunakan

            Variable (30% dari Rp 2.893.600)                                             Rp 868.080

            Tetap                                                                                                300.000

                        Jumlah harta yang digunakan                                          1. 168.080

20% penngembalian atas harta yang digunakan

Sebesar Rp 1.168.080                                                                           Rp  233.600

Contoh diatas dimaksudkan untuk menunjukan metode penetapan harga jual per unit yang dapat memberikan suatu pengembalian (return) yang direncanakan atau yang ditargetkan atas investasi.

2.      Segi lain dari biaya untuk tujuan penetapan harga

Konsep lain yang berguna dalam penetapan harga dinamakan “convertion cost theory of value”, inti dari pandangan ini ialah bahwa laba harus diperoleh sepadan dengan usaha dan resiko yang melekat dalam mengkonversikan bahan baku yang menjadi produk. Sebagai contoh jika suatu produk sebagian besar terdiri dari bagian-bagian yang siap dirakit, sedangkan produk lain memerlukan pengolahan yang ekstensif dalam fasilitas yang mahal, dalam hal ini apabila diperlakukan markup yang sama untuk setiap produk, maka akan terjadi harga yang terlalu tinggi bagi barang perakitan dan harga terlalu rendah bagi barang ekstensif. Oleh karena itu perlu dikenal perbedaan-perbedaan dalam jenis biaya.

Misalkan berikut ini adalah suatu masalah khas dalam penerapan harga dan perencanaan laba:

v  Lini produk R terdiri dari produk-produk dengan isi bahan yang berbeda-beda.

v  Harta yang dipergunakan untuk lini produk tersebut berjumlah Rp 24.000.000.000 (jumlah harga perolehan)

v  Manajemen menginginkan tingkat pengembalian 20% sebelum pajak atas harta yang dipergunakan.

v  Data laba yang berhubungan adalah sebagai berikut:

-          Period (fixed continuing) expenses Rp 6.000.000.000

-          Rasio laba terhadap volume atau contribution margin ratio (P/V ratio) 30%

-          Bahan baku dan biaya konversi berbanding rata-rata 4 terhadap 3

-          Perputaran bahan 2 kali dalam setahun.

Berdasarkan dasar patokan tersebut akan dihitung hal-hal berikut:

1.      Volume penjualan yang diperlukan untuk menghasilkan tingkat pengembalian yang diinginkan

2.      Markup yang akan diterapkan pada setipa factor biaya langsung dalam lini produk.

Penjualan bersih dan biaya seluruhnya per unsure dapat dihitung dengan cara sebagai berikut:

Laba operasi yang diperlukan (20% dari 24.000.000.000)                       Rp 4.800.000.000

Tambahan biaya periode atau biaya tetap                                                       6.000.000.000

Margin yang diperlukan diatas biaya langsung                                             10.800.000.000

Penjualan yang diperlukan ( 10.800.000.000 : 30%)                                    36.000.000.000

Margin                                                                                                       (   10.800.000.000)

Biaya langsung                                                                                              25.200.000.000

      Dipisahkan menurut ratio

      Bahan baku                             14.400.000.000

      Konversi                                  10.800.000.000

                                                                                                                   25.200.000.000

Karena perputaran bahan baku dua kali per tahun, maka investasi bahan adalah sebesar Rp 7.200.000.000 ( 14.400.000.000 : 2). 20% dari angka ini adalah sebesar Rp 1.440.000.000. oleh karena itu factor tambahan adalah 10% (Rp 1.440.000.000 : Rp 14.400.000.000) dan porsi penjualan yang diperlukan untuk memberikan return 20% adalah Rp 15.480.000.000 ( Rp 14.400.000.000 + 1.440.000.000).

Factor additive/tambahan atas biaya konversi dapat ditetapkan dengan metode selisih sebagai berikut:

Laba total yang diperlukan                                                           Rp 36.000.000.000

Bahan langsung dan tambahan laba                                            (Rp 15.840.000.000)

Saldo yang disebabkan oleh factor konversi                           Rp 20.160.000.000

Dengan demikian markup konversi adalah sebesar 1,867 (Rp 20.160.000.000 : Rp 10.800.000.000).

Penetapan harga produk merupakan persoalan rumit dan mencakup evaluasi terhadap banyak variable. Adalah menjadi tugas controller untuk menyediakan semua fakta yang berhubungan guna pertimbangan manajemen. Berbagai metode perhitungan harga pokok harus dipertimbangkan dan metode yang paling cocok dipergunakan dalam perusahaan tertentu akan ditetapkan sesuai keadaan. Disamping biaya-biaya yang berhubungan, factor-faktor lain dalam penetapan harga yang dapat diikhtisarkan untuk ditelaah oleh manajemen adalah sebagai berikut:

1.      Pengembalian atas modal yang diinvestasikan

2.      Harta yang dipergunakan dan perputarannya

3.      Presentase kapasitas pabrik yang digunakan

4.      Presentase lini produk untuk setiap produk

5.      Presentase pasar

6.      Penetapan harga dari pesaing dan presentase dari pasar

7.      Margin diatas biaya langsung.

Ditinjau dari segi pengendalian, maka suatu tanggungjawab pokok dari controller adalah berpartisipasi secara aktif dalam fungsi penetapan harga pokok dan harga.